A continuación brindamos un par de muestras en donde las soluciones de Business Intelligence Perceptica han resuelto los problemas de flujo de información y toma de decisiones sobre datos actualizados, propiciando un ambiente optimo para el crecimiento de los negocios.

Situación previa

Como consecuencia de la fusión de dos compañías celulares fundadoras de Movistar, la organización se vio afectada estructural y operativamente. Esto planteó la necesidad de una reorganización integral, con la incorporación de tecnologías de Balanced Scorecard para la medición y control de gestión.

La empresa había crecido fuertemente en poco tiempo, y había perdido el control de la rentabilidad de sus productos y sucursales, por un problema de imputación de gastos y costos operativos. También había crecido el flujo de información interna, acumulando una enorme cantidad de planillas de cálculo y papeleo, que no lograban dar una visión integral del resultado del negocio.

Había dificultades para llevar un control de stock y por ende para prever las compras, especialmente en las fechas de mayor venta, y se producían faltantes que generaban pérdidas de ventas. El público pedía las promociones que se terminaban rápidamente, generando quejas y reclamos.

Para analizar la rentabilidad y funcionamiento del negocio, había que emplear muchas horas hombre para recopilar e integrar la información. Se perdía tiempo y dinero. La información estaba incompleta, dispersa, desordenada, y no había certeza de que los resultados obtenidos reflejaran la realidad, que se había vuelto muy compleja. Esto generaba malestar general, frustración porque se perdía gran cantidad de esfuerzo de trabajo y los resultados nunca eran los esperados.

Diagnóstico

La empresa necesitaba integrar y realizar reingeniería de procesos y datos de toda la gestión, para determinar costos y rentabilidad de las unidades de negocios, locales y productos y asignar una buena distribución de los costos de estructura.

Soluciones de Business Intelligence implementadas

El personal de Perceptica realizó una revisión organizacional y operativa de la empresa, abarcando los aspectos administrativos y comerciales, desde lo general a lo particular de cada proceso.

Inmediatamente procedieron a estandarizar y sistematizar los procesos operativos para atender los requerimientos del negocio, y el flujo de información proveniente de Movistar, para controlar la liquidación de comisiones.

Además reestructuraron el proceso de planeamiento y control de gestión, integrando On Line la información de Casa Central y Locales, mejorando los controles internos, y facilitando la tarea de auditoría con la incorporación de indicadores claves.

También implementaron un Datawarehouse, para integrar y centralizar toda la información de la empresa. Y luego instalaron soluciones Percéptica de toma de decisiones para lograr la alineación de los resultados de la gestión con el plan estratégico. Esto abarcó las siguientes áreas: Administración Contable, Administración de Ventas, Comercial, Recursos Humanos y Call Center.

Beneficios obtenidos

En la actualidad, la información de Ventas, Stock y Administración permite el seguimiento y control de la gestión en forma centralizada, on-line, y facilita el control presupuestario.

El monitoreo del impacto de las promociones en las ventas, posibilita la toma de decisiones en forma temprana.

Se alinearon los objetivos del negocio con los procesos operativos, lo que generó un mejor clima laboral y mayor productividad en los sectores gerenciales y operativos.

Un factor clave que contribuyó al éxito del proyecto fue el gran compromiso de la Dirección de la Empresa y del Líder de Proyecto, que generó una activa participación del personal involucrado en el mismo.

A lo largo de 10 años la empresa fue ganando presencia en el mercado y hoy se encuentra entre las 5 primeras del rubro.

Diagnóstico

La constante expansión de la empresa hizo evidente la necesidad de contar con herramientas que permitieran obtener reportes flexibles e indicadores de gestión para la toma de decisiones, teniendo en cuenta las sucursales, familia de productos, vendedores, etc.

Soluciones de Business Intelligence implementadas

Se decidió la implementación de Percéptica como herramienta de análisis y control de negocios. El objetivo era entender mejor la dinámica del mercado y de la industria, identificar oportunidades de negocio y encarar proyectos más ambiciosos y rentables.

El personal de Perceptica comenzó el proceso de transformación por el área comercial, desarrollando un Datawarehouse. Se integró la información de Ventas, Stock y Compras. Se realizó un enriquecimiento de datos, incorporando atributos a los productos para analizar las ventas por gama de productos, marcas, estacionalidad, impacto de promociones, análisis de medios de pagos. Y se reclasificó el stock en 1) disponible, 2) en service y 3) con detalles, para lograr un mejor abastecimiento.

También se implementço el simulador Percéptica, para realizar el presupuesto mensual en forma totalmente automatizada, tomando como base datos estadísticos, corrigiendo desvíos del comportamiento de productos y vendedores y facilitando el control presupuestario, a través de los módulos Tablero de Comando e Informes Gerenciales.

Con la implementación del Módulo de Análisis Multidimensional (OLAP) se potenció y facilitó los análisis de negocios, convirtiéndose en la herramienta que utiliza toda la línea gerencial.

Beneficios obtenidos

• Mejora en el abastecimientos de stock y compras. con fuerte impacto en el Índice de rotación de productos.
• Mejora en la elaboración del presupuesto y su respectivo control.
• Mejor capacidad de análisis para diseñar ofertas y evaluar sus resultados.
• Mayor capacidad de seguimiento de la gestión de vendedores, determinando con mayor facilidad las necesidades de capacitación de productos.
• Monitoreo constante de distintos aspectos de las sucursales.

En el proyecto fue fundamental el apoyo de la Dirección y su visión de negocios. La definición de indicadores claves y sus responsables, contribuyó enormemente al logro de objetivos desafiantes.