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Software ERP:
el gran "cuco" de las pymes
Por Alejandro Franco - director
grupo Datahouse Company
Reproducimos el siguiente artículo,
que ha sido publicado en el portal Evaluando ERP,
y que trata sobre el temor al cambio que ocurre en las
Pymes Argentinas al querer implementar soluciones que
profesionalicen su cuadro administrativo y gerencial
¿Cuándo es que
las empresas crecen y dejan de ser Pymes?
La respuesta es simple: cuando
poseen voluntad de crecer y tienen la valentía
de tomar las decisiones correctas. Todo pasa por una
cuestión de políticas; si la decisión
no proviene de arriba - de los estamentos decisorios más
altos de la empresa y, en las Pymes, de sus dueños
-, este tipo de organizaciones podrán tener sus
épocas de bonanzas pero jamás podrán
llegar a concretar todo su potencial comercial.
Esta especie de laxitud en mantener
el status quo es lo que les impide realizar cambios
realmente revolucionarios y emerger como potencias comerciales
en su sector. Estos problemas suelen darse en dos áreas:
la estructura informal de su administración,
y el desorden informativo con suele contar la empresa.
El tema pasa por la voluntad de cambio.
Las pequeñas y medianas empresas suelen tener
una torre de Babel en cuanto a la calidad y variedad
de sus sistemas administrativos, disponiendo soluciones
departamentales que son incompatibles entre sí.
Y si no, implementando soluciones a medida que, más
que proveer respuestas especializadas, sólo le
sirven para formalizar la anarquía informativa:
si la respuesta no está en el software tal cual
como está, basta llamar al departamento de sistemas
y generar una modificación, un nuevo reporte,
etc.
Es por ello que la alternativa de un
software ERP les resulta
imprescindible pero temida. Ciertamente la implementación
de una solución ERP
implica cambios radicales: de que toda la empresa
se atenga a la utilización de un sistema central,
que lo informal se traduzca en procedimientos formales,
que los sectores se disciplinen y provean la información
en tiempo y forma y, fundamentalmente, que haya responsables
de la información, tanto para generarla como
para asimilarla. Esto conlleva a una profesionalización
y especialización de la estructura.
Si es beneficioso, ¿por qué
no implementar un ERP?
La cuestión pasa porque muchas
Pymes entienden que necesitan un ERP,
y disponen los medios para adquirirlo e implementarlo,
pero no se animan a dar el gran paso. Aquí la
premisa es muy simple: lo que no se conoce, no se
puede medir. Una empresa no puede descubrir dónde
posee cuellos de botella (en aspectos comerciales o
administrativos) si no posee información centralizada
y en tiempo real. Los datos deben ser fidedignos y trazables;
debe rastrearse con facilidad a las fuentes y a los
responsables.
La información debe ser comparativa,
y deben evaluarse los mecanismos internos que no funcionan
con eficiencia. Los resultados deben ser cuantificables
en tiempo real, y se debe disponer de la capacitación
suficiente para realizar un análisis pormenorizado
de los mismos. Si un software
ERP le provee numerosos mapas detallados de la situación
de su empresa – tanto del rumbo a seguir como
de los problemas que cuenta su organización,
informando acerca de sus productos más fuertes
y rentables, retrasos en la comercialización
o producción, tasas de morosidad de su cartera
comercial, grado de rotación de stocks, etc.
-, debe haber alguien capacitado para entender dichos
resultados y con la voluntad política de hacer
los ajustes precisos que la empresa necesita. De lo
contrario pasan a ser datos muertos: es una lista de
síntomas de la empresa en vez de transformarse
en una herramienta de diagnóstico.
El cambio genera incertidumbre
El tema de fondo siempre es el temor
al cambio. En primer lugar, porque los estamentos
decisorios deben especializarse. Esto puede implicar
contratar a gerentes profesionales que poseen la experiencia
directiva suficiente para comprender la naturaleza del
cuadro de diagnóstico y aplicar las reformas
necesarias. En segundo lugar, implica un cambio de
mentalidad a nivel institucional, con capacitación
de los individuos a nivel sectorial, y asignación
tanto de roles como de responsabilidades. En tercer
lugar está la depuración de los circuitos
administrativos: ya nada quedará librado
a la improvisación sino que estará regulado
y establecido como procedimiento.
El dilema de las Pymes pasa por su
capacidad de evolución. Pueden optar por la rutina
y la improvisación sobre la marcha, o adoptar
una estructura jerárquica (tanto de autoridades
como de sectores y responsables de la información)
que tenga capacidad de remodelarse en función
de la eficiencia. Vale decir, no se trata de cambiar
un modelo de organización estático por
otro que resulte más rígido, sino por
otro que sea eficiente y tenga capacidad de evolucionar.
Las implementaciones de soluciones
ERP son el primer gran paso en el camino hacia el
crecimiento de las organizaciones; pero si no es acompañado
por otros cambios de fondo – tanto estructurales
como de mentalidad -, simplemente terminará por
diluirse como un tibio intento de hacer las cosas de
un modo diferente.
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